Unsere Silveskalations-Kalkulation (Wie organisiere ich eine Party?)

Wie die Meisten von unseren Kollegen wissen haben wir Silvester eine groooße Party organisiert. Die Planungen gehen zurück bis in den September; Grund genug für mich das angesammelte „Wissen“ mit euch zu teilen – evtl. wollt ihr so etwas auch einmal auf die Beine stellen und habt in manchem Punkten Probleme z.B. wie man am besten Kosten abschätzt.

Um diesen Punkt geht es in diesem Artikel. Diskutiert werden kann natürlich unten in den Kommentaren!

Eine Art "CI" hatten wir auch - nichts großes aber der Wieder-Erkennwert war da

Eine Art „CI“ hatten wir auch – nichts großes aber der Wiedererkennungswert war da

Planen, planen, planen..

Aber zunächst: wie plant man so etwas am Besten? Kosten kalkulieren geht natürlich am besten in Excel – wir haben uns in den Planungen allerdings für Google Docs entschieden, dort kann man nämlich seine Tabellen anhand eines öffentlichen Links freigeben – so hat jeder vom Team Einblick in die Kalkulation und kann ggf. sogar Änderungen vornehmen. Aber das ist ein anderes Thema..

Also fangen wir mal an. Am Anfang stehen die Einnahmen. Bei uns gab es Silvester zwei verschiedene Tickets. Einmal welche mit Buffet, einmal welche ohne. Die mit Buffet waren natürlich teurer. Zudem gab es bei den Tickets mit Buffet einen preislichen Unterschied zwischen Männern und Frauen.

Unser Buffet..

Unser Buffet..

Kostenfrage

Um konkret Zahlen zu nennen: wir rechneten nur für die Getränke und für die Fixkosten pro Person 20 Euro. [Natürlich „frei Schluck“, also „all inklusive“. Aber privat – wir kennen alle Leute. Und es ist auch noch zu sagen: wir haben Spaß, solche Partys zu organisieren – wir wollten mit der Party von Anfang an keinen Gewinn machen.]
Für das Buffet haben wir ebenfalls 20 Euro / Person ausgegeben (von 28 Euro / Person „runtergehandelt“). Deswegen kamen wir bei den Tickets mit Buffet auf 40 Euro, bei den ohne auf 20. Um die Leute etwas zu locken, haben wir uns für die angesprochenen Preisdifferenz (Männer / Frauen) bei den Buffettickets entschieden: für 35 Euro konnten Frauen ein Ticket inkl. Buffet kaufen.

Unsere SIlvesterparty kurz vor'm Startschuss

Unsere SIlvesterparty kurz vor’m Startschuss

Die Anzahl der zu verkaufenden Tickets zu bestimmen ist schwierig – aber keineswegs trivial! Wie viele Leute passen überhaupt in die gemietete Lokalität? Wie viele Leute erreiche ich mit meiner Einladung? Ist an dem Datum meiner Veranstaltung sonst nichts los?
Wir selbst haben die Fragen wie folgt beantwortet: Anzahl Leute in Lokalität – wir haben in einer KFZ-Werkstatt (hört sich nicht feierlich an, aber schaut euch später mal die Fotos an!) von einem Kollegen gefeiert, der Raum war ca. 200qm groß – plus ca. 70qm Zelt. Pro qm haben wir eine Person gerechnet.

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Hinter der ersten Theke

Da wir die Party mit 10 Leuten organisierten und jeder via Facebook seine Freunde in die private Veranstaltung einladen konnte, haben wir schnell unsere 270 Leute zusammen gehabt und genauso viele Tickets verkaufen können. Natürlich im Vorraus. Dabei war nur wichtig eine begrenzte Anzahl an Buffet-Tickets zu verkaufen – wegen der zur Verfügung stehenden Tische.
An Silvester war zwar viel Anderes auch los, aber wenn man die Einladung schon im September rausschickt.. dann läuft das ;-).

Konkret: Einnahmen

Zurück zur Rechnung. Unsere Einnahmen-Kalkulation sah später so aus:

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Soweit noch nachzuvollziehen denke ich.

Arten von Ausgaben

Super. Kommen wir zu den Ausgaben. Bei uns gab es drei verschiedene Arten von Ausgaben. Zunächst die Ausgaben für’s Essen. Die darf man natürlich nicht auf alle Leute umrechnen, sondern nur auf die, die ein Ticket „mit Buffet“ gekauft haben. Ein weiterer großer Punkt sind die Getränke. Hier wird alles pro Person gerechnet.
Ein dritter Punkt sind die „Sonstigen Kosten“ – ein Punkt den man nicht vernachlässigen sollte. Dies sind die so genannten „Fixkosten“ – sie sind einfach da, egal wie viele Leute man einlädt (z.B. Mieten für Lokation und Technik, Kosten für Deko, für Tische, für Gläser, für Flyer, … dazu später mehr).

Ausgaben #1: Buffet

Fangen wir mal mit der simpelsten Ausgaben-Kategorie an – dem Buffet. Von dem Partyservice eures Vertrauens bekommt ihr, wenn ihr euch für einen Buffetvorschlag entschieden habt, einen Preis pro Person. Der lag bei unserem Buffet bei ca. 19 Euro. Das Ganze sieht dann wie folgt aus:

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Ausgaben #2: Fixkosten

Weiter geht’s mit den Fixkosten. Diese belaufen sich bei uns auf ca. 2.200 Euro. Große Punkte aus dieser Kategorie sind z.B. das Mieten der Technik (Dry Hire – ca. 800 Euro bei uns), Deko (ca. 500 Euro), 250kg Eis für Cocktails (ca. 200 Euro), der Toilettenwagen (ca. 200 Euro), das Zelt (ca. 200 Euro), Tischdecken, Gläser, Heizpilze, Feuerwerk, usw.. – hier sollte man auch einen Buffer einrechnen, falls etwas kaputt geht oder noch weitere unerwartete Kosten entstehen.

Noch ein Wort zur Technik (da haben wir ja irgendwie so einen kleinen Fetisch ;-)): VJing via Arkaos GrandVJ und MediaMaster Pro • Musikvideowunschsystem by www.wünschenswert.net • Ticketsystem by www.ticketio.de • 3 Beamer • 4 Futurelight Eye-60 Washer • 4 Martin Mac 250 Entour • 4 Litecraft LED-Powerbar • 10 Litecraft LED-Pars 64 5W • 2 Eurolight TS-255 Scanner • Licht gesteuert über DMXControl und e:cue • insgesamt über 20 m Traverse (komplett geflogen) • Ton: 2x EV ZX5, 4x Dynacord V17 – alles in allem viel zu oversized für eine solche VA.

Ausgaben #3: Getränke

Kommen wir zu den Getränken, der dritte und etwas kompliziertere Punkt der Ausgaben. Hier sollte man sich als erstes Überlegen, welche Getränke man denn anbieten möchte. Pflicht ist natürlich Bier, dann darf natürlich Wodka-Energy und Wodka-O als Longdrink nicht fehlen. Als Shots gehen immer Grüner, Roter, Gelber und Tequila (Salz und Zitronen nicht vergessen).

Zwischenlagerung Getränke

Zwischenlagerung Getränke

Das ist das was man normalerweise auf Freischluck-Partys zu trinken bekommt. Wir sind allerdings noch einen Schritt weiter gegangen und haben uns für ein paar HQ-Spirituosen und Cocktails entschieden.
So bekamen unsere Gäste Captain Morgan, Barcardi (Superior & Razz), Jägermeister und Jim Beam zu trinken. Jeweils als Longdrink mit entsprechenden Säften / Soft Drinks.
Zudem wollten wir Cocktails anbieten. Natürlich ist es aufgrund von Zeitengpässen nicht möglich bei 270 Leuten „frisch gemixxte“ Cocktails anzubieten – wir mussten uns auf „zusammenschütten mit Eis“ und „Frucht dran“ entscheiden – aber dafür in guten Cocktailgläsern :-).

Unsere Getränkekarte

Unsere Getränkekarte

Wie wir uns das leisten konnten? Nun ja, wie schon gesagt macht es uns Spaß solche Partys zu organisieren – wir wollten keinen Gewinn machen (nun gut, es blieben Getränke übrig, aber wenn man sich überlegt wie viele 100 Stunden wir in die Planung der Party gesteckt haben, und dann noch Handy- und Spritkosten sieht.. dann kann man einfach nicht mehr von „Gewinn“ sprechen). Zudem brauchen wir kein Geld für DJs ausgeben, weil ein paar von uns selbst welche sind. Und wir haben uns Zeit genommen, wöchentlich und wochenlang lokale Prospekte von Supermärkten nach Angeboten zu durchstöbern.
Desweiteren gab es bei uns Flaschenbier und kein Gezapftes – vom Geschmack ist das bestimmt etwas anderes, vom Preis aber auch (Flaschenbier ist nicht nur im Angebot viel Günstiger!). Zudem bekommt man in fast jedem Club Flaschenbier – warum nicht auch bei uns? Außerdem kann eine Flasche „besser“ kaputt gehen (8 Ct. Pfand) als ein gemietetes Glas (meist > 1 Euro pro Glas, welches ersetzt werden muss).

So, schon wieder abgeschweift. Zurück zu unserer Tabelle. Also Longdrinks und Cocktails. Welche Cocktails sollen angeboten werden? Was brauche ich für Getränke für welchen Cocktail? Und wie viele Cocktails trinkt wohl jeder? Wie viel passt in ein Glas?

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So schaut die Antwort zu den oben gestellten Fragen bei uns aus. Alles simple Mathematik. Sollte man natürlich vor der Party mit genau diesen Mengen mal ausprobiert haben, sonst erlebt man oft eine böse Überraschung..

Die Cocktailrechnung

Eine kurze Erklärung zur Rechnung: als erstes wird festgelegt wie viele Cocktails jeder trinkt, wir rechnen mit vier pro Person über den ganzen Abend. Zudem legen wir die Glasgröße fest. Wir haben auf unserer Party vier verschiedene Cocktails angeboten (Long Island Icetea, Crystal Icetea, Sex on the beach und Tequila Sunrise) – da nicht alle Cocktails in den gleichen Mengen getrunken werden, haben wir uns überlegt, wie Wahrscheinlich es ist, welche Cocktail wie oft getrunken wird. Daraus und der Anzahl der Cocktails pro Person ergibt sich die Literanzahl eines Cocktails / Person. Im Beispiel oben rechnen wir damit, das jede Person 1,2 Gläser Long Island Icetea trinkt. Daraus wiederum lässt sich mithilfe der Cocktailglasgröße und der Menge des Getränks eine „Literanzahl pro Person“ berechnen. Beispielsweise benötigen wir bei einer Person für einen LongIsland 0,0144 Liter Wodka – da sind auf Pinnchen (0,2l) umgerechnet 0,6 Pinnchen.

Longdrinks in Zahlen

Das Gleiche gilt für die Longdrinks – wir rechnen mit 6 Longdrinks pro Person in 0,2l Gläsern:

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Das Schwierige hierbei war im Voraus zu schätzen, welcher Longdrink denn wie oft getrunken wird. Wir haben uns nach langem hin und her für die folgende Aufteilung entschieden.

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Zusammenfassung der Getränke

Zurück zu unserer Ausgaben-Getränke-Tabelle. Da wir über die Longdrink- und Cocktail- Tabelle errechnet haben, wie viele Liter Getränke wir für welchen Drink benötigen, müssen wir diese Zahlen nur noch addieren. Und wir erhalten so etwas:

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Ein paar Zahlen (pro Person) muss man sich dann noch für die Shots und für Bier überlegen, aber das ist nicht so schwer. Bei Bier beispielsweise rechnet man normalerweise pro Kopf 2,5 Liter. Da wir aber Longdrinks, Cocktails und Shots in unserer Aufstellung haben, haben wir uns für 1 Liter Bier pro Kopf entschieden. Und weil Silvester ist, brauchen wir auch noch Sekt – trinken die Frauen eh viel lieber ;-).

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Diese Tabellen werden wiederum addiert und summiert und so kommen wir auf die Endergebnisse aller Getränke die wir kaufen müssen:

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Um nun noch die Preise rauszubekommen, brauchen wir einmal den Flaschenpreis und den Inhalt pro Flasche.

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Daraus wird der Literpreis und der Preis insgesamt. Im Großen und Ganzen sieht das dann so aus:

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Was eine große Hilfe war es für den Einkauf, eine zusätzliche Rechnung anzufertigen wie viele Flaschen sich in einer Kiste (Cola, Bier) / in einem Paket (Spirituosen) befinden – und (weil wir nicht alles auf einmal kaufen, sondern immer bei Angeboten zuschlagen) eine Tabelle anzulegen für Getränke, die wir bereits gekauft haben. Bei der ganzen Kassenbon-Flut blickt später keiner mehr durch ;-).

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Interessant ist auch, das man sich nun die Litermenge pro Person berechnen kann:

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Wir haben bei unserer Party mit insgesamt 4,73 Liter pro Person gerechnet. Bei vorherigen Partys waren selbst 3,6 Liter schon zu viel – aber Silvester geht erstens meist länger und zweitens sollte man immer genug einplanen – sieht doof aus wenn man später nichts mehr da hat.

Schlusswort

Rechnet man dann später die drei Ausgaben-Blöcke zusammen, kann man sehr leicht seine hoffentlich „grüne Zahl“ sehen. Bei uns beläuft sich diese grüne Zahl übrigens auf gerade einmal 300 Euro. Teilt man sie dann noch durch 10 Helfer, so erhält man am Ende der Party 30 Euro.. das ist wirklich „weniger als nichts“ wenn man die investierte Zeit, die Arbeit, den Sprit und die Handykosten sieht. Aber es macht einfach immer wieder Spaß – vor allem wenn die Leute mit tollem Feedback reagieren – und sich manche schon auf die nächste Party freuen.. 😉

Jede gute Party hat ein Ende..

Jede gute Party hat ein Ende.. und dann kommt das Aufräumen

P.S.: noch ein Wort zum Thema „auf Provision kaufen“: bei uns war es so das wir nicht wirklich auf Provision gekauft haben – wir konnten zwar alle nicht angebrochenen Getränke zurückgeben aber haben die Getränke direkt beim Abholen bezahlt.
Der Grund dafür ist der Folgende: kauft man auf Provision so ist meist im Vorfeld nicht klar wie viele Leute kommen (es wird viel mehr als verbraucht werden kann geliefert und nur die verbrauchten Getränke müssen bezahlt werden) – weil allerdings bei uns die Anzahl der Leute im Vorfeld schon klar war und wir dennoch auf Provision gekauft hätten, hätten wir alles was mehr verbraucht werden würde drauf zahlen müssen – eine Abendkasse gab es ja nicht.

Impression #1 von #x

Wir hoffen das wir euch mit diesem Artikel etwas beim Planen eurer Party weiterhelfen und unterstützen konnten. Kommentieren kann man gerne hier drunter 🙂

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7 Kommentare

    1. Niemals wieder 😀 Es war einfach zu viel Arbeit.. evtl. dann für 10 Euro mehr.. aber wir bräuchten dazu erst einmal wieder eine Räumlichkeit 😉

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      1. Das glaub ich dir 😉 man sieht auch das es sehr viel Arbeit war! Was du ja noch gar nicht aufgelistet hast, sind die Programmierarbeiten an Software bzw. Facebook App, das sicherlich auch viele Stunden gewesen sind.

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